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COBRANZAS593 S.A.S.

POLÍTICA GENERAL CONTRA EL LAVADO DE DINERO Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

I. OBJETIVO

Cobranzas593, se compromete a cumplir las leyes aplicables y a mantener los más altos estándares éticos de conducta empresarial. A tal fin, la presente Política de Cumplimiento de las Leyes de Lavado de Dinero y de Comercio Internacional («Política») (denominadas en conjunto, «Leyes AML»), complementa las disposiciones generales establecidas en otras políticas como las políticas anti-soborno y acoso laboral.

Esta Política se aplica a todos los directores, funcionarios, colegas, accionistas o cualquier persona autorizada a actuar en nombre de la Empresa. Se espera que el personal de Cobranzas593, comprenda esta Política y toda directiva, procedimiento e instrucciones asociadas, e incorpore estas obligaciones de cumplimiento en el curso normal de sus actividades.

Esta Política no pretende servir de asesoramiento jurídico sobre asuntos concretos. La Política tampoco pretende abarcar el cumplimiento de todo el espectro de Leyes AML potencialmente aplicables o leyes y reglamentos de comercio internacional que puedan aplicarse a las operaciones de la Empresa en todo el mundo. Si tiene alguna duda sobre si una transacción concreta u otra actividad cumple las leyes de AML aplicables o las leyes y reglamentos de comercio internacional, consulte al equipo jurídico o de Ética y Cumplimiento.

Cobranzas593, se compromete a lograr el cumplimiento de todas las Leyes AML y las leyes y reglamentos de comercio internacional aplicables. Sin embargo, la forma en que estas leyes se aplican a nuestra Empresa es compleja. Para garantizar el cumplimiento y aplicar controles, se podrán adoptar políticas o procedimientos locales que apliquen los principios enunciados en esta Política, previa aprobación del Comité de Cumplimiento. Al otorgar dicha aprobación, el Comité de Cumplimiento podrá seguir una práctica de recusación adecuada para garantizar su propio cumplimiento de la legislación comercial internacional aplicable. Puede encontrar orientación más detallada sobre estas leyes en Apéndice A, y se le exige que se familiarice con estas leyes y cumpla con los requisitos establecidos en ellas.

La Política de Cumplimiento sólo se aplica en la medida en que no infrinja las leyes locales antiboicot. Cuando surja un conflicto entre esta Política de Cumplimiento y las leyes locales antiboicot, se requerirá la aprobación previa de cualquier acción o decisión pertinente por parte del equipo de Legales o de Ética y Cumplimiento. En caso de duda, póngase en contacto con el equipo jurídico o de Ética y Cumplimiento antes de tomar cualquier decisión.

II. POLÍTICA

A. Medidas para todos los colegas

Las siguientes actividades requieren la aprobación previa del equipo de Legales o de Ética y Cumplimiento:

1. Toda relación comercial con Cuba, Irán, Corea del Norte, Siria, Venezuela y la península de Crimea en Ucrania, incluidas las relaciones con entidades y ciudadanos de estos países.

2. Toda transacción comercial que implique a una organización, persona o embarcación que pueda figurar en una lista de sanciones, o cualquier entidad o embarcación que pueda ser propiedad o estar bajo el control de una organización o persona que figure en una lista de sanciones, incluida cualquier transacción con un «nacional especialmente designado» sancionado por el Departamento del Tesoro de EE. UU., o una transacción con una «persona designada» en virtud de las sanciones de la Unión Europea («UE») o una persona designada por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

3. Todas las aprobaciones están sujetas al proceso de recusación para personas estadounidenses.

Si algún colega solicita la contratación de un proveedor de punto de contacto (según se define en la Política global anticorrupción), debe proporcionar información precisa y completa, incluida la información conocida sobre propiedad y control y cualquier exposición conocida a países o personas sancionadas, u otras actividades potencialmente delictivas, durante el proceso de diligencia debida.

Los colegas deben ayudar a garantizar que los libros y registros de la empresa reflejen de forma precisa y justa todas las transacciones con un detalle razonable. Los colegas no participarán en la falsificación de registros contables o de otro tipo. Toda la documentación justificativa en relación con el cumplimiento de la legislación aplicable en materia de AML y comercio internacional o de la presente Política deberá conservarse durante al menos cinco años, salvo aprobación del equipo de Ética y Cumplimiento.

La Empresa también puede llevar a cabo auditorías formales o informales, investigaciones o averiguaciones relativas al cumplimiento de las Leyes AML aplicables, las leyes y reglamentos de comercio internacional, o esta Política. La empresa exige que todos los colegas cooperen plenamente con la Empresa y sus representantes en todas las auditorías, investigaciones y consultas de este tipo. La falta de cooperación o de honestidad constituye un incumplimiento de esta Política y, además de otras obligaciones legales aplicables, puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido.

B. Acciones para los colegas del equipo de tesorería o finanzas o responsables de la interacción con las instituciones financieras

Cobranzas593, busca hacer negocios con instituciones financieras que cuenten con programas de gestión de riesgos y controles internos diseñados para combatir el lavado de dinero, el financiamiento del terrorismo y las infracciones de las leyes y los reglamentos sobre comercio internacional. Las personas responsables de relacionarse con instituciones financieras en nombre de Cobranzas593, serán responsables de estar familiarizadas con las orientaciones ofrecidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional («GAFI»).

El GAFI es un organismo normativo intergubernamental que evalúa el cumplimiento por parte de sus Estados miembros de las recomendaciones relativas a los requisitos y controles legales contra el lavado de dinero e identifica las jurisdicciones que no cumplen estas recomendaciones. Para obtener más información, consulte el sitio web del GAFI en https://www.fatf-gafi.org/.

A menos que el Comité de Cumplimiento apruebe lo contrario, Cobranzas593, contratará a una institución financiera para que preste servicios a la Empresa sólo si la institución no está ubicada en una jurisdicción que haya sido (1) designada por el GAFI como poseedora de «deficiencias estratégicas» en sus requisitos legales para prevenir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo o (2) sujeta a una llamada a la acción del GAFI por parte de sus estados miembros para aplicar contramedidas para prevenir el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.

Además, la Empresa no puede hacer negocios con un «banco pantalla», es decir, un banco sin presencia física en ningún país. Toda contratación de instituciones financieras deberá documentar al menos una dirección física o ubicación en la que opere la institución financiera.

Por último, la Empresa no hará negocios con una institución financiera si al hacerlo infringe la legislación comercial internacional aplicable.

Todo colega que trabaje en el equipo de Tesorería o Finanzas y tenga conocimiento o sospechas de que una transacción podría infringir las leyes o reglamentos aplicables, o esta Política, está obligado a informar inmediatamente del asunto al equipo Legal o de Ética y Cumplimiento.

A. Procedimientos mínimos que deben aplicar los colaboradores en consonancia con la ética y el cumplimiento globales

Evaluación de riesgos: Reconocemos que como empresa, operamos en muchas organizaciones, jurisdicciones y entornos operativos diferentes con distintos perfiles de riesgo desde el punto de vista de las sanciones económicas y la lucha contra el lavado de dinero. Los equipos de Ética y Cumplimiento llevarán a cabo evaluaciones de riesgo periódicas de su cadena de valor en un ámbito y de una manera que sean aprobados por el equipo de Ética y Cumplimiento. Entre otros medios, los equipos de Ética y Cumplimiento pueden utilizar su herramienta de análisis de datos para llevar a cabo dicha evaluación de riesgos. Cada unidad de negocio puede tener un perfil de riesgo diferente y, por lo tanto, adoptar diferentes niveles de controles internos.

Supervisión de transacciones específicas: los equipos de Ética y Cumplimiento son responsables de garantizar que la Empresa esté supervisando la actividad transaccional para el cumplimiento de las leyes AML aplicables en un alcance y forma aprobados por el departamento de Ética y Cumplimiento Global. Como norma general, todos los Proveedores de punto de contacto (tal y como se definen en la Política global anticorrupción) están sujetos a un proceso de incorporación y a comprobaciones periódicas de sus antecedentes, que incluyen la comprobación de su compatibilidad con diversas listas de sanciones y otras listas utilizadas para evaluar la integridad empresarial. Cualquier posible coincidencia será abordada por el equipo Legal o de Ética y Cumplimiento.

Protocolos transaccionales: los equipos de Ética y Cumplimiento son responsables de la aplicación de un protocolo de diligencia debida aprobado por el Comité de Ética y Cumplimiento sobre determinadas transacciones de inversión, y pueden delegar el ejercicio de diligencia debida al Departamento Legal local, o a un asesor externo, dependiendo de la naturaleza y la magnitud de la transacción. Para otros tipos de transacciones de financiación corporativa en las que la Empresa vaya a recibir ingresos (por ejemplo, la desinversión de una filial), se debe consultar al equipo de Ética y Cumplimiento Global para garantizar que se adopten las medidas de diligencia debida adecuadas para identificar y abordar los posibles riesgos de lavado de dinero y de cumplimiento de las normas de comercio internacional antes de la conclusión de la transacción.

Términos contractuales: Los términos contractuales son una herramienta importante para mitigar aún más nuestros riesgos de lavado de dinero y de cumplimiento de las normas de comercio internacional. Por lo general, se exige a los socios que acepten por escrito que cumplirán nuestra Política de abastecimiento responsable, que contiene disposiciones específicas sobre la lucha contra el lavado de dinero y el cumplimiento de la legislación comercial internacional.

Para otros tipos de transacciones (por ejemplo, acuerdos de venta con clientes), debe consultarse al equipo Legal o de Ética y Cumplimiento y, si es necesario, debe incluirse en el acuerdo por escrito el lenguaje apropiado relativo al cumplimiento de las leyes de lucha contra el lavado de dinero o las leyes de comercio internacional. El equipo de Ética y Cumplimiento también puede determinar la imposición de medidas adicionales de mitigación de riesgos, como la solicitud de certificación o la exigencia de auditorías o capacitación para las contrapartes, según sea necesario. En determinados casos, el equipo Legal o de Ética y Cumplimiento puede decidir suspender, restringir o poner fin a una relación comercial existente o propuesta para garantizar el cumplimiento de las leyes de lavado de dinero y las leyes y los reglamentos de comercio internacional.

A. Buscar asesoramiento y denunciar posibles infracciones

Las cuestiones relacionadas con el lavado de dinero y el cumplimiento de las normas de comercio internacional pueden ser complejas, las infracciones pueden acarrear graves sanciones para la Empresa y los particulares, y las leyes pertinentes están evolucionando rápidamente. Por lo tanto, es de suma importancia que busque activamente asesoramiento y plantee sus preocupaciones en este tema.

Si tiene alguna duda sobre la aplicación de esta política, póngase en contacto con el equipo Legal o de Ética y Cumplimiento. También puede utilizar el Canal de Cumplimiento para enviar cualquier pregunta que pueda tener. Si tiene inquietudes sobre alguna posible infracción de la legislación aplicable o de la presente Política, le alentamos a que presente una denuncia de conformidad con nuestra Política de denuncia de irregularidades, incluida la presentación de una denuncia confidencial a través de mail legal@cobranzas593.com.

Para asegurarnos de que podamos investigar a fondo los asuntos, le pedimos que nos brinde una descripción lo más detallada posible, que incluya las pruebas de respaldo.

Cobranzas593, prohíbe y no tolerará ninguna represalia real o amenaza de represalia contra un colega, o su representante legítimo, que denuncie de buena fe una posible infracción de la ley, la normativa o la presente Política. De manera similar, se podrán imponer medidas disciplinarias contra los colegas de Cobranzas593, que disuadan o impidan a otro realizar dicha denuncia o solicitar la ayuda o asistencia que necesite para denunciar el asunto. Las represalias constituyen una infracción de nuestro Código de Conducta Empresarial y pueden denunciarse a nuestro Línea de ayuda de cumplimiento.

Una vez que un asunto ha sido investigado, puede ser revisado por el Comité de Cumplimiento de la unidad de negocio correspondiente y denunciado al Comité de auditoría de la empresa. El resultado de una investigación puede variar desde que no se tomen más medidas (por ejemplo, cuando las acusaciones no están fundamentadas) hasta la adopción de medidas disciplinarias formales contra un colega, incluido el despido, además de otras obligaciones legales aplicables.

A. Lo que se debe hacer y lo que no

La siguiente sección sirve de referencia rápida para nuestros colegas sobre las principales expectativas de esta Política. No abarca todas las disposiciones pertinentes de la Política, por lo que debe leerse junto con la Política en su totalidad.

Qué hacer

Comprender el alcance jurisdiccional de las Sanciones de Estados Unidos y la UE
Consulte con el equipo Legal o de Ética y Cumplimiento antes de realizar transacciones con países o territorios sujetos a embargo (actualmente Irán, Cuba, Siria, Corea del Norte, Venezuela y la península de Crimea (región de Ucrania), a menos que dichas transacciones hayan sido aprobadas de otro modo.
Proporcione datos precisos y completos durante el proceso de diligencia debida
Mantenga un registro comercial adecuado de acuerdo con los requisitos de conservación de registros aplicables y las instrucciones especiales proporcionadas por el equipo Legal o de Ética y Cumplimiento.
Esté atento a las señales de alerta de evasión fiscal por parte de las contrapartes
Plantee las inquietudes relacionadas con posibles actividades delictivas o terroristas

Qué no hacer

No asuma que una transacción no realizada en los Estados Unidos o la UE no está sujeta a las sanciones de los Estados Unidos o la UE
No oculte información relativa a países o partes sancionados para eludir sanciones o leyes AML, incluida cualquier obligación de notificación
No pase por alto la información de propiedad y el control
No falsifique ningún registro comercial
No asuma que el cumplimiento fiscal de las contrapartes es irrelevante para la Empresa
No participe en actividades que puedan constituir facilitación de la evasión fiscal

III. APLICABILIDAD

Esta política se aplica a los directores, funcionarios y a todos los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales de Cobranzas593, (denominados en conjunto, Empleados). Siempre que actúen en nombre de la Empresa, se espera que los contratistas, agencias y otros terceros (denominados en conjunto, «Terceros») cumplan con la política, además de todas las demás políticas y normas aplicables. El incumplimiento de los requisitos de la Política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. De manera similar, el contrato de los terceros que representan a la Empresa se rescindirá si infringen la Política.

IV. ADMINISTRACIÓN

La política es principalmente responsabilidad del Comité de Ética y Cumplimiento. Todas las preguntas relacionadas con la interpretación y administración de la Política deben dirigirse al director Legal y de Asuntos Corporativos.

V. PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS POR CONDUCTA INDEBIDA

Se anima a los Empleados y Terceros a comunicar a la Empresa cualquier actividad o acción solicitada que crean que infringe, incluso potencialmente, las leyes aplicables o esta política. Tales denuncias deben ser presentadas a un superior directo, a los equipos Legal o de Ética y Cumplimiento, o al mail legal@cobranzas593.com de ayuda para el cumplimiento.